1. Informacje o ładunku
Rodzaj towaru:
Czy jest to towar standardowy, niebezpieczny (ADR), szybko psujący się, delikatny, czy może wymagający specjalnych warunków transportu (np. chłodnia).
Waga i objętość:
Całkowita waga towaru w tonach lub kilogramach.
Objętość towaru w metrach sześciennych (m³).
Gęstość ładunku, jeśli ma to znaczenie dla jego rozmieszczenia.
Wymiary:
Długość, szerokość i wysokość poszczególnych elementów lub palet.
Czy ładunek jest nietypowy, np. ponadgabarytowy.
Ilość:
Liczba palet, paczek, kontenerów itp.
Specyfika załadunku:
Czy ładunek wymaga szczególnych warunków, np. ochrony przed wilgocią, zabezpieczenia przed wstrząsami.

2. Informacje o trasie
Miejsce załadunku:
Dokładny adres załadunku, z kodem pocztowym i ewentualnymi informacjami dodatkowymi (np. wymóg obecności dźwigu).
Miejsce rozładunku:
Dokładny adres dostawy.
Dystans i trasa:
Ewentualne wskazanie preferowanej trasy (np. unikanie dróg płatnych lub regionów o szczególnych ograniczeniach).
Transport krajowy czy międzynarodowy:
W przypadku przewozów zagranicznych: kraje tranzytowe, odprawy celne, przepisy lokalne.

3. Szczegóły operacyjne
Terminy załadunku i dostawy:
Planowana data i godzina załadunku oraz wymagany czas dostarczenia towaru.
Czy jest możliwość elastycznego dostosowania harmonogramu.
Rodzaj transportu:
Czy potrzebny jest transport drogowy, kolejowy, morski, lotniczy czy kombinowany.
Typ pojazdu, np. plandeka, chłodnia, cysterna, naczepa do przewozu ładunków ponadgabarytowych.
Warunki załadunku i rozładunku:
Czy miejsca te dysponują odpowiednim sprzętem (np. wózki widłowe, rampy).
Czy przewidziany jest załadunek/rozładunek ręczny lub wymagane są dodatkowe usługi (np. HDS – hydrauliczny dźwig samochodowy).

4. Wartość ładunku i ubezpieczenie
Wartość przewożonego towaru:
Informacja potrzebna do obliczenia ubezpieczenia transportowego (np. OCP przewoźnika).
Dodatkowe wymagania ubezpieczeniowe:
Czy klient wymaga dodatkowego ubezpieczenia (np. cargo).

5. Dodatkowe wymagania
Towar niebezpieczny (ADR):
Klasa ADR, rodzaj opakowania, wymagane oznaczenia.
Transport w temperaturze kontrolowanej:
Wymagany zakres temperatur.
Przewozy specjalistyczne:
Ładunki ponadnormatywne, konieczność pilotażu, zezwoleń na transport specjalny.
Opcje dodatkowe:
Śledzenie przesyłki, odprawa celna, magazynowanie tymczasowe.

6. Kontakt i informacje o kliencie
Dane zleceniodawcy:
Nazwa firmy, dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za zlecenie.
Preferencje komunikacyjne:
Czy klient oczekuje bieżącej informacji o postępie transportu.

Podsumowanie
Im więcej szczegółowych danych zostanie dostarczonych, tym dokładniejsza i bardziej konkurencyjna będzie wycena przygotowana przez spedytora. Klarowne informacje pozwalają uniknąć nieporozumień, lepiej zaplanować logistykę i zapewnić sprawny przebieg transportu.